为做好我院2023届毕业生档案工作，确保学生档案资料填写准确、无误，现将有关事项通知如下：

一、毕业生档案工作时间安排

1、2023年3月1日—3月31日：毕业生档案编号、毕业生档案电子建档；团员档案归档、各系部移交毕业生登记表、学籍卡（一式两份）;

2、2023年4月1日—4月30日：毕业生登记表审核盖章；毕业生登记表、学籍卡（一式两份）、奖励材料、党员档案、体检表、实习报告等材料归档；

3、2023年5月1日—离校前：毕业生成绩单（一式两份）入档;

4、离校后—暑假前：派遣至外省、公司、人才中心的学生档案整理与邮寄;

5、2023年9月1日—9月30日：2023届回原籍学生档案的整理与邮寄。

二、毕业生档案资料填写要求

1、学生填写时必须使用钢笔（碳素墨水或蓝黑墨水）或水芯笔认真填写，字迹工整；

2、学生照片一律使用本人近期一寸半身正面免冠彩照；

3、“个人简历”、“本人主要简历”自小学起，以时间为序填写；中途间断学习或有工作经历的要如实填写。

4、毕业生登记表的填写要求：

（1）《高等学校毕业生登记表》（新版）首页的“协议书编号”一栏请根据招生就业处下发的“就业协议书”编号填写，填写要规范，禁止涂改、禁用修正液；

（2）《高等学校毕业生登记表》（新版）首页“填表日期”请统一填写：2023年5月20日，倒数第二页“学校意见”一栏日期（必填）统一填写：2023年6月30日。其余填写时间请务必在这两个时间节点间依序填写；

（3）“自我鉴定”必须写满2/3篇幅；

（4）其他注意事项参见《高等学校毕业生登记表》（新版）内页的“填表说明”。

5、学籍卡的填写要求：

（1）学籍卡（一式两份）要求反映学生的学籍情况，有学籍异动情况（转专业、休学、留级、退学等）的学生需在“学籍变更情况”一栏中如实填写；

（2）“奖惩”一栏要求如实填写学生的所获奖励和处分。其中校级以上奖励材料（如申请书等）要求归档。但复印材料、证件不归档；

（3）“奖学金等级”一栏要求如实填写。

6、成绩单制作要求：

（1）按照装订要求，成绩单（一式两份）左边应预留25mm的书写边；

（2）课程名称需显示完全，各系需统一版式。

三、其他注意事项

1、毕业生档案必须做到一人一档，缺交请各系附《2023届毕业生档案资料缺交情况表》（格式参见附件一）；

2、档案资料整理要求为：依学号为序，由小到大、从上至下排列；

3、各教学系学工办设2023届毕业生档案工作联系人：

学生工作部

2022年11月10日